Wussten Sie, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter in einer kommunikationsbasierten Rolle fast 20 % seiner Arbeitszeit nur damit verbringt, intern nach Informationen zu suchen oder die richtigen Ansprechpartner zu finden? Eine Studie von McKinsey zeigt: Durch den Einsatz moderner Social Technologies – wie Intranets – lässt sich die Produktivität von Mitarbeitern um 20 bis 25 % steigern.
Damit wird deutlich, welche Effizienzvorteile ein Intranet für Unternehmen bietet. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie eine solche Intranet-Software aussehen sollte und was Sie bei der Einführung beachten sollten.
Funktionen von Intranets
Der benötigte Funktionsumfang Ihres Intranets variiert je nach Unternehmen. Beispielsweise können bestimmte Bereiche bereits durch bestehende Tools abgedeckt werden. Die meisten Intranets bieten jedoch folgende zentrale Funktionen:
- Wissensdatenbank: Als zentraler Wissensspeicher spart ein gutes Intranet viel Zeit bei der Informationsbeschaffung. Dazu tragen u. a. Wikis, Schulungsvideos, Handbücher oder FAQs bei. Mitarbeiterverzeichnisse und Expertensuche helfen dabei, schnell den richtigen Ansprechpartner zu finden.
- interne Kommunikation: Sowohl das Versenden von unternehmensweiten Benachrichtigungen als auch die Projektkommunikation der Mitarbeiter untereinander kann über Intranets effizient gestaltet werden. Dazu können beispielsweise Foren, Direktnachrichten oder Kommentar- und Bewertungsfunktionen gehören.
- Projektmanagement: Einige Intranets beinhalten auch Tools zur Taskverwaltung und zur projektinternen Kommunikation.
- Self Services: Oft wird Mitarbeitern die Möglichkeit geboten, ihren Urlaub im Intranet zu beantragen, Krankmeldungen einzureichen oder Schichtpläne einzusehen. Durch den automatisierten Ablauf wird der Verwaltungsaufwand im Personalbereich reduziert.
Technische Umsetzung und Intranet-Software
Technische Anforderungen an ein modernes Intranet
Um diese Funktionen zuverlässig abbilden zu können, muss ein Intranet technischen Mindestanforderungen genügen. Auf folgende Aspekte sollten Sie bei der Einführung eines Intranets in Ihrem Unternehmen achten:
- Performance: schnelle Ladezeiten, Ausfallsicherheit
- Skalierbarkeit: Anpassbarkeit an wachsende Nutzerzahlen, Ergänzungen durch neue Module und zusätzliche Integrationen möglich
- Sicherheit: rollenbasierte Zugriffskontrolle, verschlüsselte Datenübertragung und saubere Trennung interner Bereiche
- Integration: standardisierte APIs zur Anbindung von HR-, ERP- und Drittsystemen
- Usability: problemloser mobiler Zugriff, insbesondere für Mitarbeiter im Außendienst
Um diese Anforderungen zu erfüllen, sind Intranets meist Webapplikationen, die ausschließlich vom Firmennetzwerk aufrufbar sind.
Im Folgenden werden einige Programme und Intranet-Software-Lösungen vorgestellt, welche die oben dargestellten Anforderungen umsetzen.
Intranet-Software-Lösungen
Auf dem Markt stehen zahlreiche Intranetplattformen von SaaS-Anbietern zur Verfügung, die durch ihre sofortige Einsatzbereitschaft ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand besonders für kleinere Unternehmen mit begrenztem Budget Vorteile bieten.
Zu den wichtigsten Intranetanbietern gehören:
- Microsoft SharePoint: Plattform für zentrale Datenverwaltung und Kollaboration im Office-Ökosystem.
- Staffbase: Lösung für interne Kommunikation auf mehreren Kanälen mit Schwerpunkt auf Mobilgeräten
- haiilo: Social Intranet und digitale Mitarbeiter-Vernetzung
- HUMANSTARSapp: optimale Lösung für Non-Desk-Worker
- Jive: Fokus auf Wissensaustausch und den Aufbau von Communities innerhalb großer Organisationen
Gleichzeitig bieten diese Lösungen aber auch deutliche Nachteile in Form von fehlender Skalierbarkeit, hohen monatlichen Kosten und begrenzten Anschluss- und Individualisierungsmöglichkeiten. Daher kann in vielen Situationen die individuelle Entwicklung eines Intranets sinnvoll sein.
Individuelle Intranetlösung als SaaS-Alternative
| SaaS | individuelle Entwicklung | |
|---|---|---|
| Einführung | + sofort einsatzbereit | – längere Entwicklungsdauer von mehreren Monaten |
| Einführungskosten | + niedrige Anfangskosten | – hohe Anfangsinvestition |
| langfristige Kosten | – dauerhafte Lizenzgebühren | + keine langfristigen Lizenzgebühren |
| UI/UX & Branding | – – feste Design Templates, kaum Anpassung an Corporate Identity | + + genaue Umsetzung Ihrer Brand, Optimierung der UX für die Workflows Ihrer Mitarbeiter |
| Integration | – gute Anbindung an gängige Tools, schwierig bei spezieller Branchensoftware | + individuelle Entwicklung aller benötigten Schnittstellen, auch für spezielle Software |
| Funktionen | – – vorgegeben: Sonderwünsche schwer realisierbar | + + Entwicklung nach Ihrem Bedarf, individuell erweiterbar |
| Updates & Wartung | + automatisch durch den Anbieter, wenig Kontrolle durch Nutzer | – eigenverantwortlich: Updates werden gezielt nach internem Bedarf geplant |
| Datenhoheit & Sicherheit | – – Daten liegen beim Provider, DSGVO-Konformität muss genau geprüft werden | + + maximale Sicherheit durch Hosting in eigener Infrastruktur; volle Kontrolle über Verschlüsselung |
Wann SaaS sinnvoll ist: Wenn Sie eine schnelle Lösung für Standardkommunikation suchen, ein begrenztes IT-Budget für die Entwicklung haben und keine komplexen internen Prozesse digital abbilden müssen.
Wann eine Individualentwicklung sinnvoll ist: Wenn Sie individuelle Funktionen oder spezielle Schnittstellen benötigen oder durch unabhängiges Hosting volle Kontrolle über Ihre Daten behalten wollen. Auch wenn Sie als Großunternehmen hohe Lizenzgebühren vermeiden wollen, ist eine individuelle Entwicklung sinnvoll.
Integration bestehender Systeme mit Ihrem Intranet
Ein Intranet muss bestehende Unternehmenssysteme sauber integrieren, statt Informationen doppelt darzustellen. Hier liegt ein deutlicher Vorteil individueller Lösungen, da SaaS-Intranets eine Anbindung an spezifische, branchenspezifische Software unmöglich machen können.
Zu den typischen Systemen, die in ein Intranet integriert werden müssen, gehören die folgenden:
| Systemtyp | Typische Anbindung |
|---|---|
| HR-Systeme, z. B. Personio | REST API, SFTP, Webhooks |
| ERP / Warenwirtschaft, z. B. SAP, Odoo | REST / SOAP APIs |
| Dokumentenmanagement, z. B. Confluence | API oder direkte Viewer |
| Ticketsysteme, z. B. Jira, Asana, Clickup | REST API |
| Collaboration Tools, z. B. MS Office | Deep Links oder APIs |
Sicherheit und Datenschutz im Intranet
Da Intranets hochsensible Unternehmens- und Personaldaten verarbeiten, nehmen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen einen hohen Stellenwert ein:
- Rollen- und Rechtemanagement: punktgenaue Steuerung, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf, idealerweise angebunden an bestehende Identity-Systeme
- Authentifizierung: Single Sign-On und Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Verschlüsselte Datenübertragung: lückenlose Ende-zu-Ende-Verschlüsselung via SSL/TLS-Zertifikaten
- DSGVO-konformes Hosting: Betrieb der Server in zertifizierten deutschen Rechenzentren (ISO 27001) zur Einhaltung europäischer Datenschutzstandards
- Protokollierung: Logging relevanter Zugriffe und Änderungen zur Nachvollziehbarkeit
- Kontinuierliches Patch-Management: Wartungsvertrag, um sicherzustellen, dass Security Patches zeitnah eingespielt werden
- Automatisierte Backups: tägliche, verschlüsselte Sicherungen der Datenbank und Dateien schützen vor Datenverlust durch menschliche Fehler oder Cyber-Angriffen
Häufig werden Intranets nur über das Firmennetzwerk (z. B. VPN, ZTNA) aufrufbar gemacht, um Sicherheitslücken zu vermeiden.
Kosten für die Entwicklung eines Intranets
Je nach Projekt variieren die Kosten für die Einführung eines Intranets. Zu den wichtigsten Faktoren, die die Preisgestaltung beeinflussen, gehören:
- gewünschte Funktionen
- Nutzerzahl
- Schnittstellen zu weiterer Software
Hier finden Sie ungefähre Richtwerte, mit welchen Preisen Sie rechnen sollten:
- kleines Unternehmen (bis 100 Mitarbeiter): Für ein einfaches Intranet mit den wichtigsten Funktionen können rund 10.000–15.000 € eingeplant werden.
- mittleres Unternehmen (100–5000 Mitarbeiter): Umfangreichere Intranets mit umfassenden Funktionen können circa 20.000 bis 50.000 € kosten.
- Großunternehmen (ab 5000 Mitarbeitern): Komplexe Intranets auf Enterprise-Niveau benötigen ein Budget ab 100.000 €.
Zusätzlich sollten Sie einberechnen, dass durch den benötigten Support laufende Kosten entstehen. Auch Anfangskosten wie Schulungen der Mitarbeiter können hinzukommen.
Phasen der Einführung
Die Einführung eines Intranets umfasst zahlreiche Schritte von der Planung über die Entwicklung bis hin zum Rollout.
- Analyse: KPIs festlegen, Nutzergruppen definieren, Bestandsaufnahme der bestehenden IT-Infrastruktur
- Konzeption: Erstellung der Sitemap und Wireframes, Festlegung der API-Strategie sowie Auswahl des passenden Frameworks
- Entwicklung: Programmierung des Backends, Umsetzung des responsive Frontends und Anbindung der notwendigen Drittsysteme
- Testing: Funktionstests, Performance-, Security- und Akzeptanztests
- Rollout: phasenweise Produktivsetzung, Monitoring der Server-Performance sowie Etablierung eines Incident-Managements für schnellen Support
- Wartung und Weiterentwicklung: Einspielen von Sicherheits-Patches, kontinuierliche Content-Pflege und Optimierung basierend auf realem Nutzerfeedback
Unterstützung bei Ihrer Intranet-Einführung
Als erfahrene Webentwicklungs-Agentur übernehmen wir gerne die Entwicklung Ihres Intranets. Überzeugen Sie sich in unseren Referenzen selbst von unserer Expertise.
Sie erreichen uns unter info@lakdev.de oder über unser Kontaktformular, um ein erstes Beratungsgespräch zu vereinbaren.
